Überblick

SOP-Vorlagen (Standard Operating Procedures) ermöglichen es dir, wiederholbare Prozesse für dein Team zu definieren. Ob es sich um das Onboarding eines neuen Kunden, den Abschluss eines Deals oder eine Qualitätsprüfung handelt — SOP-Vorlagen stellen sicher, dass jeder die gleichen Schritte in der gleichen Reihenfolge befolgt. Wende eine Vorlage auf ein Projekt an, und die Schritte werden zu verfolgbaren Aufgaben.

SOP-Vorlage erstellen

  1. Navigiere zu SOP-Vorlagen (über die Seitenleiste oder Einstellungen).
  2. Klicke auf Vorlage erstellen.
  3. Gib einen Vorlagennamen ein (z.B. "Neukunden-Onboarding", "Deal-Abschluss-Checkliste", "Wöchentliche Account-Überprüfung").
  4. Füge optional eine Beschreibung hinzu, die erklärt, wann und wie diese Vorlage verwendet wird.
  5. Füge Schritte zur Vorlage hinzu.

Schritte definieren

Jede SOP-Vorlage besteht aus einer geordneten Liste von Schritten. Für jeden Schritt definierst du:

Schritttitel

Ein klarer, handlungsorientierter Name für den Schritt. Verwende Verben: "Willkommens-E-Mail senden", "Kickoff-Call planen", "Vertragsbedingungen prüfen".

Schrittbeschreibung

Detaillierte Anweisungen, wie der Schritt ausgeführt wird. Hier dokumentierst du das eigentliche Verfahren — was zu tun ist, wie es zu tun ist und was das erwartete Ergebnis ist. Unterstützt Rich-Text-Formatierung.

Anhänge

Hänge Dateien an einzelne Schritte an, um Referenzmaterial bereitzustellen:

  • Dokumente: Vorlagen, Checklisten oder Referenz-PDFs, die das Teammitglied für diesen Schritt benötigt.
  • Bilder: Screenshots oder Diagramme zur Veranschaulichung des Prozesses.
  • Links: Verweise auf externe Ressourcen.

Anhänge werden im Cloud-Speicher hochgeladen und stehen direkt beim Schritt zum Download bereit.

Schrittreihenfolge

Schritte werden sequenziell geordnet. Per Drag-and-Drop kannst du sie umordnen. Die Reihenfolge definiert die erwartete Ausführungssequenz, wobei Schritte in der Praxis in beliebiger Reihenfolge abgeschlossen werden können, wenn sie auf ein Projekt angewendet werden.

Schritte verwalten

Schritte hinzufügen

Klicke auf Schritt hinzufügen am Ende der Schrittliste. Der neue Schritt wird am Ende eingefügt — ziehe ihn an die gewünschte Position.

Schritte bearbeiten

Klicke auf einen Schritt, um ihn aufzuklappen und Titel, Beschreibung oder Anhänge zu bearbeiten. Änderungen an der Vorlage wirken sich nicht auf Projekte aus, denen dieses SOP bereits zugewiesen ist (diese verwenden einen Snapshot).

Schritte entfernen

Lösche einen Schritt aus der Vorlage. Bestätige die Löschung, besonders wenn die Vorlage aktiv genutzt wird — bestehende angewendete Instanzen sind jedoch nicht betroffen.

Schritt-Anhänge

Für jeden Schritt kannst du:

  • Dateien hochladen durch Ziehen in den Anhangbereich oder Klicken zum Durchsuchen.
  • Bestehende Anhänge herunterladen.
  • Nicht mehr benötigte Anhänge entfernen.

Unterstützte Dateitypen umfassen PDF, DOCX, XLSX, Bilder (PNG, JPG) und gängige Dokumentformate.

SOPs auf Projekte anwenden

Der Hauptanwendungsfall für SOP-Vorlagen ist die Anwendung auf Projekte. Wenn du ein SOP auf ein Projekt anwendest:

  1. Öffne die Projektdetailseite.
  2. Klicke auf SOP anwenden (oder finde es im Projekt-Aktionsmenü).
  3. Wähle die anzuwendende SOP-Vorlage.
  4. Bestätige.

Was passiert:

  • Jeder Schritt im SOP wird zu einer Aufgabe im Projekt.
  • Aufgaben werden in der gleichen Reihenfolge wie die Vorlagenschritte erstellt.
  • Schrittbeschreibungen und Anhänge werden auf die Aufgaben übertragen.
  • Aufgaben können Teammitgliedern zugewiesen, mit Fälligkeitsdaten versehen und bis zum Abschluss verfolgt werden.

Mehrere SOPs pro Projekt

Du kannst mehrere SOP-Vorlagen auf dasselbe Projekt anwenden. Zum Beispiel könnte ein Kunden-Onboarding-Projekt sowohl ein "Technisches Setup"-SOP als auch ein "Account-Management"-SOP verwenden. Die Schritte jedes SOPs werden als separate Aufgabengruppen hinzugefügt.

Fortschritt verfolgen

Nach der Anwendung verfolgst du den SOP-Abschluss im Projekt:

  • Sieh, wie viele Schritte abgeschlossen vs. ausstehend sind.
  • Ein Fortschrittsbalken zeigt den Gesamtabschluss.
  • Filtere Projektaufgaben nach SOP, um dich auf ein bestimmtes Verfahren zu konzentrieren.

Vorlagen-Versionierung

Wenn du eine SOP-Vorlage bearbeitest, gelten die Änderungen nur für zukünftige Anwendungen. Projekte, denen das SOP bereits zugewiesen ist, behalten die Version, die zum Zeitpunkt der Anwendung aktuell war. Das stellt sicher, dass laufende Arbeit nicht durch Vorlagen-Updates gestört wird.

Wenn du ein bestehendes Projekt mit der neuesten Vorlagenversion aktualisieren möchtest, kannst du das SOP erneut anwenden (mit der Option, bereits abgeschlossene Schritte zu überspringen).

Beispiel-SOP-Vorlagen

Neukunden-Onboarding

  1. Willkommens-E-Mail mit Zugangsdaten senden
  2. Kickoff-Call planen
  3. Kundenanforderungen erfassen (Link zum Onboarding-Formular)
  4. Kunden-Workspace einrichten
  5. Integrationen konfigurieren
  6. Schulung durchführen
  7. Erster Check-in-Call (2 Wochen nach Go-Live)

Deal-Abschluss-Checkliste

  1. Alle Entscheidungsträger identifiziert überprüfen
  2. Finales Angebot senden
  3. Offene Einwände klären
  4. Vertrag zur Unterschrift senden
  5. Zahlungsbedingungen bestätigen
  6. Implementierungs-Kickoff planen
  7. CRM-Status und Pipeline aktualisieren

Monatliche Account-Überprüfung

  1. Aktuelle Nutzungskennzahlen abrufen
  2. Offene Support-Tickets prüfen
  3. Vertragsverlängerungsdatum prüfen
  4. Account-Gesundheitszusammenfassung erstellen
  5. Überprüfungs-Call mit Kunden planen
  6. Account-Notizen und nächste Schritte aktualisieren

Berechtigungen

  • SOP-Vorlagen erstellen und bearbeiten erfordert die Rolle Admin oder Inhaber.
  • SOPs auf Projekte anwenden erfordert die Rolle Manager oder höher.
  • SOP-Vorlagen ansehen steht allen Rollen zur Verfügung.
  • SOP-Aufgaben in Projekten abschließen steht zugewiesenen Teammitgliedern zur Verfügung.

Empfehlungen

  • Beginne mit deinem am häufigsten wiederholten Prozess. Dokumentiere ihn als SOP-Vorlage und lass dein Team ihn einen Monat lang nutzen, bevor du weitere erstellst.
  • Schreibe Schrittbeschreibungen, als würdest du es jemandem erklären, der es zum ersten Mal macht. Klare Anweisungen reduzieren Fehler und Einarbeitungszeit.
  • Hänge relevante Vorlagen und Dokumente an Schritte an, damit alles, was das Teammitglied braucht, an einem Ort ist.
  • Überprüfe und aktualisiere SOP-Vorlagen vierteljährlich. Prozesse entwickeln sich weiter, und veraltete SOPs sorgen für Verwirrung.
  • Verwende beschreibende Vorlagennamen. "Onboarding v2" ist weniger hilfreich als "Enterprise-Kunden-Onboarding (Technisches Setup)".
  • Halte Vorlagen fokussiert. Wenn ein SOP mehr als 15-20 Schritte hat, erwäge eine Aufteilung in mehrere Vorlagen.