Überblick

Pelatis enthält eine integrierte digitale Signatur-Engine, mit der du Verträge, Angebote, NDAs und andere Dokumente zur Unterschrift versenden kannst, ohne das CRM zu verlassen. Kein externer Signaturdienst nötig. Dokumente werden über einen sicheren öffentlichen Link unterzeichnet, mit Signaturdaten gestempelt und mit SHA-256-Hashing verifiziert.

So funktioniert es

Ein Dokument zur Unterschrift senden

1. Navigiere zu einem Lead, einer Chance oder dem Signaturbereich.
2. Klicke auf Zur Unterschrift senden.
3. Lade ein PDF-Dokument hoch oder wähle eine Vorlage aus.
4. Füge Empfänger hinzu — die Personen, die unterschreiben müssen. Jeder Empfänger benötigt einen Namen und eine E-Mail-Adresse.
5. Lege optional die Unterschriftsreihenfolge fest (sequenziell oder parallel).
6. Klicke auf Senden.

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem einzigartigen, sicheren Signaturlink.

Das Unterschriftserlebnis

Empfänger klicken auf den Link in ihrer E-Mail, um die Signaturseite zu öffnen. Kein Konto oder Login erforderlich — der Link enthält einen sicheren Token, der den Empfänger authentifiziert.

Auf der Signaturseite:

1. Überprüft der Empfänger das Dokument (im Browser als PDF dargestellt).
2. Zeichnet oder tippt er seine Unterschrift im Signaturerfassungsbereich.
3. Klickt er auf Unterschreiben, um die Signatur anzuwenden.

Die Signaturseite funktioniert auf Desktop- und Mobilgeräten.

Nach der Unterschrift

Sobald alle Empfänger unterschrieben haben:

• Das Dokument wird mit allen Signaturen, Daten und Empfängerdetails mittels pdf-lib gestempelt.
• Das signierte PDF wird sicher im Cloud-Speicher (Cloudflare R2) abgelegt.
• Eine Abschlussbenachrichtigung wird an den Absender und alle Empfänger gesendet.
• Das signierte Dokument steht auf der Lead- oder Chancen-Detailseite zum Download bereit.

Signaturerfassung

Empfänger können ihre Unterschrift auf zwei Arten bereitstellen:

• Zeichnen: Mit Maus, Trackpad oder Touchscreen eine Freihandunterschrift zeichnen. Das Signaturpad unterstützt Druckempfindlichkeit auf kompatiblen Geräten.
• Tippen: Den Namen eingeben und aus generierten Signaturschriftstilen auswählen.

Beide Methoden erzeugen ein Signaturbild, das in das PDF eingebettet wird.

PDF-Stempelung

Wenn alle Signaturen gesammelt sind, stempelt Pelatis das Original-PDF mit:

• Dem Signaturbild jedes Empfängers, positioniert auf dem Dokument.
• Datum und Uhrzeit jeder angebrachten Signatur.
• Name und E-Mail-Adresse des Empfängers.
• Einer eindeutigen Dokumentkennung als Referenz.

Das gestempelte PDF ist ein eigenständiges Dokument — alle Signaturdaten sind in der Datei selbst eingebettet, nicht separat gespeichert.

Audit-Zertifikat

Jedes signierte Dokument enthält ein Audit-Zertifikat — eine separate PDF-Seite, die dem signierten Dokument angehängt wird und dokumentiert:

• Dokumentdetails: Originaldateiname, Dokument-ID, Seitenanzahl.
• Zeitverlauf: Wann das Dokument erstellt, gesendet, angesehen und von jedem Empfänger unterschrieben wurde.
• Empfängerdetails: Name, E-Mail, IP-Adresse und User-Agent jedes Unterzeichners.
• Integritäts-Hash: Ein SHA-256-Hash des Originaldokuments, der beweist, dass der Inhalt zwischen Senden und Unterschreiben nicht verändert wurde.

Das Audit-Zertifikat bietet einen rechtlich belastbaren Nachweis des Signaturprozesses.

Manipulationsprüfung

Pelatis verwendet SHA-256-Hashing zur Überprüfung der Dokumentenintegrität:

1. Beim Hochladen eines Dokuments zur Signatur wird sein SHA-256-Hash berechnet und gespeichert.
2. Vor der Anzeige des Dokuments für jeden Empfänger wird der Hash erneut berechnet und verglichen.
3. Stimmen die Hashes nicht überein, wird der Signaturprozess blockiert und der Absender alarmiert.

Dies stellt sicher, dass das Dokument, das Empfänger sehen und unterschreiben, identisch mit dem vom Absender hochgeladenen Dokument ist.

Token-basierte Sicherheit

Der Signaturlink jedes Empfängers enthält einen einzigartigen, kryptografisch sicheren Token. Dieser Token:

• Ist nur für das spezifische Dokument und den Empfänger gültig.
• Läuft nach der Unterschrift oder nach einem konfigurierbaren Zeitlimit ab.
• Kann nicht wiederverwendet oder auf ein anderes Dokument übertragen werden.
• Erfordert kein Konto oder Login des Empfängers.

Signaturvorlagen

Für regelmäßig versendete Dokumente (z.B. Standard-NDAs, Dienstleistungsverträge) kannst du Signaturvorlagen erstellen:

1. Gehe zu Einstellungen > Signaturvorlagen (oder den Signaturbereich).
2. Lade ein Basis-PDF hoch.
3. Definiere Signaturfeld-Positionen auf dem Dokument.
4. Speichere als Vorlage.

Beim Versenden zur Unterschrift wählst du die Vorlage, fügst Empfänger hinzu und sendest — die Feldpositionen sind vorkonfiguriert.

Statusverfolgung

Verfolge den Status jedes Dokuments im Signatur-Dashboard:

Du erhältst Benachrichtigungen bei jeder Statusänderung.

Integration mit Leads und Chancen

Signierte Dokumente sind mit dem relevanten Lead oder der Chance in Pelatis verknüpft:

• Die Aktivitäts-Timeline zeigt Signaturereignisse (gesendet, angesehen, unterschrieben, abgeschlossen).
• Signierte PDFs erscheinen im Dateien-Bereich des Datensatzes.
• Du kannst Leads nach Signaturstatus filtern (z.B. "Vertrag unterschrieben" vs "Wartet auf Unterschrift").

Berechtigungen

• Dokumente zur Unterschrift senden erfordert die Rolle Vertriebsmitarbeiter oder höher.
• Vorlagen erstellen und verwalten erfordert die Rolle Admin oder Inhaber.
• Signierte Dokumente ansehen folgt den standardmäßigen Datenzugriffsregeln.

Empfehlungen

• Verwende Vorlagen für Standarddokumente, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten.
• Setze Signaturfristen, um Deals in Bewegung zu halten. Folge Dokumenten nach, die angesehen, aber nicht unterschrieben wurden.
• Überprüfe das Audit-Zertifikat bei der Archivierung signierter Dokumente für die Compliance.
• Bewahre sensible Dokumente auf der Plattform auf, anstatt signierte Kopien herunterzuladen und per E-Mail zu versenden.