Überblick

Die Aktivitäts-Timeline ist das Herzstück jedes Leads in Pelatis. Sie zeigt einen chronologischen Feed aller Interaktionen und Ereignisse — Notizen, Telefonate, E-Mails, Statusänderungen, erledigte Aufgaben, Datei-Uploads und benutzerdefinierte Aktivitätstypen. Alles, was dein Team tut, wird an einem Ort erfasst.

Aktivitäts-Panel

Die Aktivitäts-Timeline nimmt den primären (linken) Bereich der Lead-Detailseite ein. Sie besteht aus drei Teilen:

Filter-Toolbar

Am oberen Rand kannst du über Filter-Tabs bestimmte Aktivitätstypen einblenden:

  • Alle — Alles anzeigen
  • Notizen — Nur Notizen
  • Anrufe — Nur Anrufprotokolle
  • E-Mails — Nur E-Mail-Threads
  • Änderungen — Statusänderungen, Zuweisungen, Feldaktualisierungen

Ein Suchfeld ermöglicht die Suche nach Aktivitäten anhand ihres Inhalts.

Erfassungsbereich

Unterhalb der Toolbar kannst du schnell neue Aktivitäten erstellen:

  • Aktivitätstyp über Pill-Buttons auswählen (Notiz, Anruf oder benutzerdefinierte Typen)
  • Inhalt in das Textfeld schreiben
  • Dateien über den Anhang-Button anfügen
  • Teammitglieder mit @ erwähnen
  • Absenden klicken, um die Aktivität hinzuzufügen

Feed

Der scrollbare Feed zeigt Aktivitäten gruppiert nach Datum. Jede Datumsgruppe hat eine fixierte Überschrift. Aktivitäten werden als einzelne Karten mit farbigen Akzentstreifen links dargestellt, die den Typ kennzeichnen.

Aktivitätstypen

Notizen

Der häufigste Aktivitätstyp. Freitext, der an einen Lead angehängt wird — Gesprächszusammenfassungen, Meeting-Notizen, Rechercheergebnisse.

  • Farbe: Blauer Akzentstreifen
  • Anheften: Notizen können angeheftet werden, um im "Über"-Bereich der Sidebar dauerhaft sichtbar zu sein
  • Endgültiges Löschen: Das Löschen einer Notiz entfernt sie permanent

Anrufprotokolle

Telefon-Gesprächsprotokolle, automatisch erstellt bei VoIP-Anrufen oder manuell erfasst.

  • Verbundene Anrufe: Grüner Akzentstreifen
  • Nicht erreicht: Roter Akzentstreifen
  • Felder: Dauer, Teilnehmer, Ergebnis
  • Über die integrierte VoIP-Funktion getätigte Anrufe werden automatisch mit Dauer und Aufnahmelink protokolliert

E-Mails

E-Mails, die aus dem verbundenen Postfach synchronisiert oder direkt im CRM gesendet wurden.

  • Farbe: Violetter Akzentstreifen
  • Felder: Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt
  • Ein- und ausgehende E-Mails werden anhand der Kontakt-E-Mail-Adressen dem richtigen Lead zugeordnet

Statusänderungen

Automatisch protokolliert, wenn ein Lead zwischen Pipeline-Stufen wechselt.

  • Farbe: Bernstein-Akzentstreifen
  • Zeigt den vorherigen und neuen Status
  • Enthält, wer die Änderung vorgenommen hat und wann

Zuweisungsänderungen

Protokolliert, wenn ein Lead einem anderen Teammitglied zugewiesen wird.

  • Farbe: Bernstein-Akzentstreifen
  • Zeigt vorherigen und neuen Zuständigen

Erledigte Aufgaben

Protokolliert, wenn eine mit dem Lead verknüpfte Aufgabe als erledigt markiert wird.

  • Zeigt den Aufgabentitel und wer sie erledigt hat

Datei-Ereignisse

Protokolliert, wenn Dateien zum Lead hoch- oder vom Lead heruntergeladen werden.

  • Upload: Violetter Akzentstreifen
  • Löschung: Roter Akzentstreifen

System-Ereignisse

Automatisierte Ereignisse wie Automatisierungsauslöser oder Duplikaterkennungsergebnisse.

  • Farbe: Gedämpft/Grau
  • Geringere visuelle Priorität, um den Fokus auf menschliche Interaktionen zu halten

Benutzerdefinierte Aktivitätstypen

Neben den eingebauten Typen kannst du benutzerdefinierte Aktivitätstypen für deine Organisation definieren. Diese sind nützlich, um Interaktionen zu erfassen, die spezifisch für deinen Vertriebsprozess sind:

  • Vor-Ort-Besuch — Persönliche Meetings mit Feldern für Teilnehmer und Ergebnis
  • Demo — Produktvorführungen mit Dauer und Interessengrad
  • Angebotsreview — Nachverfolgung, wenn Angebote geprüft werden, mit Feedback-Notizen

Benutzerdefinierte Aktivitätstypen erstellen

  1. Gehe zu Einstellungen > Aktivitätstypen
  2. Klicke auf Neuer Aktivitätstyp
  3. Lege Name, Akzentfarbe und Symbol fest
  4. Definiere optional eigene Felder für diesen Typ
  5. Speichern

Benutzerdefinierte Typen erscheinen im Erfassungsbereich mit ihrem zugewiesenen Farbpunkt.

Eigene Felder bei Aktivitäten

Benutzerdefinierte Aktivitätstypen können eigene Felder haben, die unterhalb des Aktivitätsinhalts angezeigt werden. Zum Beispiel könnte ein "Demo"-Typ folgende Felder haben:

  • Dauer (Zahl)
  • Teilnehmer (Zahl)
  • Ergebnis (Auswahl: Interessiert / Kein Interesse / Nachfassen nötig)

Diese Felder erscheinen als horizontale Reihe am unteren Rand der Aktivitätskarte.

Aufbau einer Aktivitätskarte

Jede Aktivität in der Timeline wird als Karte dargestellt:

  • Linker Streifen (3px) — Farbkodiert nach Aktivitätstyp
  • Symbol — Rundes Icon in der Farbe des Typs
  • Header — Aktivitätstyp-Label, optionales Badge, Zeitstempel (rechtsbündig)
  • Benutzerzeile — Kleiner Avatar und Name des Erstellers
  • Inhalt — Textinhalt (Notizen, Gesprächszusammenfassung, E-Mail-Text)
  • Eigene Felder — Bei benutzerdefinierten Typen eine Reihe beschrifteter Werte

Berechtigungen

Alle Benutzer können Aktivitäten innerhalb ihres Datenbereichs einsehen. Das Erstellen von Aktivitäten erfordert die Rolle Vertriebler oder höher. Das Löschen erfordert den Original-Autor oder Manager+-Rolle.

API-Zugriff

Aktivitäten sind über die Public API verfügbar:

  • GET /api/v1/leads/:leadId/activities — Aktivitäten eines Leads auflisten
  • POST /api/v1/leads/:leadId/activities — Aktivität erstellen

Tipps

  • Protokolliere Aktivitäten sofort nach Interaktionen, solange die Details frisch sind
  • Hefte die wichtigste Notiz pro Lead an, damit jeder beim Öffnen des Datensatzes sofort Kontext hat
  • Nutze benutzerdefinierte Aktivitätstypen, um zu standardisieren, wie dein Team bestimmte Interaktionen erfasst
  • Filtere die Timeline auf Anrufe, bevor du einen Lead anrufst, um die bisherige Gesprächshistorie zu prüfen