Überblick

Das Verschieben von Daten in und aus Pelatis ist unkompliziert. Der CSV-Import-Assistent führt dich durch das Hochladen, das Zuordnen von Spalten und die Überprüfung der Ergebnisse. Die Hintergrundverarbeitung bewältigt große Dateien, ohne deine Arbeit zu blockieren. Der Export ermöglicht es dir, deine Daten jederzeit herunterzuladen.

CSV-Import

Der Import-Assistent

Der Importprozess folgt einem fünfstufigen Assistenten:

Schritt 1: Hochladen

Lade eine CSV-Datei hoch, indem du sie in den Drop-Bereich ziehst oder klickst, um zu durchsuchen. Das System akzeptiert .csv-Dateien mit UTF-8-Kodierung. Dateien mit anderen Kodierungen (z.B. Latin-1) werden automatisch erkannt und wenn möglich konvertiert.

Es gibt kein striktes Zeilenlimit, aber sehr große Dateien (50.000+ Zeilen) benötigen länger für die Verarbeitung. Du siehst eine Fortschrittsanzeige.

Schritt 2: Vorschau

Nach dem Hochladen siehst du eine Vorschau der ersten Zeilen deiner Datei. Überprüfe, ob Spalten und Daten korrekt aussehen. Wenn die Datei ein nicht standardmäßiges Trennzeichen verwendet (Semikolons, Tabs), erkennt das System dies automatisch.

Schritt 3: Spaltenzuordnung

Dies ist der entscheidende Schritt. Jede Spalte in deiner CSV muss einem Pelatis-Feld zugeordnet werden. Das System verwendet Fuzzy-Matching, um Zuordnungen automatisch vorzuschlagen:

  • Eine Spalte namens "Firma" wird dem Lead-Namensfeld zugeordnet.
  • "E-Mail" oder "email_address" wird der Kontakt-E-Mail zugeordnet.
  • "Telefonnummer" oder "Phone Number" wird dem Kontakttelefon zugeordnet.
  • Auch benutzerdefinierte Feldnamen werden abgeglichen.

Der Fuzzy-Matcher verarbeitet gängige Varianten, Abkürzungen und mehrere Sprachen. Überprüfe die Vorschläge und passe fehlerhafte Zuordnungen manuell an. Du kannst auch Spalten überspringen, die du nicht importieren möchtest.

Verfügbare Zielfelder umfassen:

  • Lead-Felder: Name, Status, Pipeline, Quelle, Notizen, Tags, zuständiger Benutzer
  • Kontaktfelder: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Rolle/Titel
  • Chancenfelder: Name, Wert, Phase, erwartetes Abschlussdatum
  • Benutzerdefinierte Felder: Alle von dir definierten benutzerdefinierten Felder

Schritt 4: Validierung

Vor dem Import validiert das System deine Daten:

  • Pflichtfelder, die leer sind, werden markiert.
  • E-Mail-Adressen werden auf korrektes Format geprüft.
  • Auswahlfeld-Werte werden mit definierten Optionen abgeglichen (mit Fuzzy-Matching für nahe Varianten).
  • Duplikaterkennung läuft gegen bestehende Leads (nach Name, E-Mail, Telefon).

Du siehst eine Zusammenfassung: Wie viele Zeilen importiert werden, wie viele Warnungen und wie viele Fehler haben. Du kannst einen detaillierten Fehlerbericht herunterladen, um Probleme vor dem Fortfahren zu beheben.

Schritt 5: Import

Klicke auf Import starten. Der Import läuft im Hintergrund über eine Job-Warteschlange, sodass du wegnavigieren und weiterarbeiten kannst. Eine Benachrichtigung erscheint, wenn der Import abgeschlossen ist.

Hintergrundverarbeitung

Große Imports werden von einem Hintergrund-Worker (BullMQ) verarbeitet. Das stellt sicher:

  • Der Browser hat bei langen Imports kein Timeout.
  • Andere Benutzer werden durch die Verarbeitungslast nicht beeinträchtigt.
  • Du kannst den Tab schließen und später zurückkommen.

Du kannst den Importfortschritt unter Einstellungen > Importverlauf prüfen, der alle vergangenen Imports mit Status, Zeilenanzahl und Fertigstellungszeiten zeigt.

Fehlerberichte

Wenn Zeilen beim Import fehlschlagen, wird ein Fehlerbericht generiert. Der Bericht ist eine CSV-Datei mit:

  • Der ursprünglichen Zeilennummer.
  • Dem Fehlergrund (z.B. "Ungültiges E-Mail-Format", "Unbekannter Statuswert").
  • Den ursprünglichen Zeilendaten.

Lade den Fehlerbericht herunter, behebe die Probleme in deiner Tabelle und importiere die fehlgeschlagenen Zeilen erneut.

Duplikatbehandlung beim Import

Wenn der Importer ein potenzielles Duplikat erkennt (basierend auf Lead-Name, Kontakt-E-Mail oder Telefonnummer), hast du Optionen:

  • Überspringen: Die Duplikatzeile nicht importieren.
  • Aktualisieren: Die importierten Daten in den bestehenden Lead einpflegen, leere Felder aktualisieren.
  • Trotzdem erstellen: Als neuen Lead importieren, ungeachtet des Duplikats.

Du legst die Duplikatbehandlungsstrategie vor dem Start des Imports in Schritt 4 fest.

Datenexport

Leads exportieren

  1. Navigiere zur Leads-Liste.
  2. Wende optional Filter an oder wähle eine Smart List.
  3. Klicke auf Exportieren.
  4. Wähle das Format (CSV).
  5. Wähle, welche Felder eingeschlossen werden sollen (Standardfelder und benutzerdefinierte Felder).
  6. Klicke auf Herunterladen.

Der Export enthält alle Leads der aktuellen Ansicht. Wenn Filter aktiv sind, werden nur die gefilterten Leads exportiert.

Andere Entitäten exportieren

Du kannst auch exportieren:

  • Kontakte: Alle Kontakte oder Kontakte für einen bestimmten Lead.
  • Chancen: Alle Chancen oder gefiltert nach Pipeline/Phase.
  • Aktivitäten: Aktivitätsverlauf für Audit oder Analyse.

Exportformate

Derzeit ist CSV das primäre Exportformat. CSV-Dateien verwenden UTF-8-Kodierung mit BOM für Excel-Kompatibilität. PDF-Export ist über das Dashboard für Berichts-Snapshots verfügbar.

Berechtigungen

  • Daten importieren erfordert die Rolle Admin oder Inhaber.
  • Daten exportieren erfordert die Rolle Manager oder höher.
  • Importverlauf ansehen steht Admins und Inhabern zur Verfügung.

Datenzugriffsregeln gelten für Exports: Ein Manager mit Team-Zugriff kann nur die Daten seines Teams exportieren.

Tipps

  • Bereinige deine CSV vor dem Import. Entferne leere Zeilen, behebe Kodierungsprobleme und standardisiere Spaltennamen.
  • Nutze den Vorschau-Schritt, um Formatierungsprobleme frühzeitig zu erkennen.
  • Für die Ersteinrichtung importiere zuerst Leads, dann Kontakte (verknüpft über die Lead-Namensspalte).
  • Exportiere deine Daten regelmäßig als Backup, besonders vor großen Änderungen.
  • Wenn ein Import schief geht, kontaktiere den Support — Imports können innerhalb von 48 Stunden rückgängig gemacht werden.