Überblick
Onboarding-Formulare ermöglichen es dir, strukturierte Informationen von neuen Kunden über ein gebrandetes, öffentlich zugängliches Webformular zu sammeln. Statt Kunden per E-Mail nach Details zu jagen, sendest du ihnen einen Formularlink. Sie füllen es in ihrem eigenen Tempo aus, und die Daten fließen direkt in Pelatis ein.
Formular erstellen
- Navigiere zu Onboarding-Formulare in der Seitenleiste (oder Einstellungen > Onboarding-Formulare).
- Klicke auf Formular erstellen.
- Gib dem Formular einen Namen (z.B. "Neukunden-Onboarding", "Projekt-Kickoff-Fragebogen").
- Verwende den Formular-Builder, um Felder und Abschnitte hinzuzufügen.
- Konfiguriere die Formulareinstellungen.
- Veröffentliche das Formular, um eine öffentliche URL zu generieren.
Der Formular-Builder
Der Formular-Builder bietet einen visuellen Editor zur Gestaltung deines Formulars.
Verfügbare Feldtypen
| Feldtyp | Beschreibung |
|---|---|
| Kurztext | Einzeiliges Textfeld für Namen, Titel, kurze Antworten |
| Langtext | Mehrzeiliger Textbereich für ausführliche Antworten |
| E-Mail-Eingabe mit Formatvalidierung | |
| Telefon | Telefonnummer-Eingabe |
| Zahl | Numerische Eingabe |
| Datum | Datumsauswahl |
| Auswahl | Dropdown mit vordefinierten Optionen |
| Mehrfachauswahl | Mehrere Optionen aus vordefinierten Auswahlmöglichkeiten |
| Checkbox | Einzelner Ja/Nein-Schalter |
| Checkbox-Gruppe | Mehrere Checkboxen zur Auswahl mehrerer Optionen |
| Dateiupload | Befragten erlauben, Dateien anzuhängen (Dokumente, Bilder) |
| URL | Website- oder Link-Eingabe |
| Passwort | Maskierte Eingabe für sensible Daten (verschlüsselt gespeichert) |
| Überschrift | Abschnittsüberschrift zur visuellen Gliederung (kein Datenfeld) |
| Absatz | Beschreibender Textblock für Anweisungen oder Kontext |
Das Formular aufbauen
- Felder hinzufügen durch Klicken auf die Feldtyp-Buttons oder Ziehen in den Formular-Bereich.
- Felder umordnen durch Drag-and-Drop nach oben oder unten.
- Jedes Feld konfigurieren: Bezeichnung, Platzhaltertext, Hilfetext und ob das Feld ein Pflichtfeld ist.
- Abschnitte hinzufügen: Verwende Überschrift- und Absatzfelder, um das Formular in logische Gruppen zu gliedern.
- Vorschau: Klicke auf Vorschau, um das Formular so zu sehen, wie es die Befragten sehen werden.
Bedingte Logik
Zeige oder verstecke Felder basierend auf vorherigen Antworten. Zum Beispiel:
- "Unternehmensgröße" nur anzeigen, wenn "Typ" = "Unternehmen" (nicht "Privatperson").
- "Name des Empfehlers" nur anzeigen, wenn "Wie haben Sie von uns erfahren?" = "Empfehlung".
Das hält Formulare relevant und vermeidet, Befragte mit irrelevanten Fragen zu überfordern.
Formulareinstellungen
Allgemein
- Formularname: Interner Name für deine Referenz.
- Beschreibung: Wird oben auf dem öffentlichen Formular angezeigt.
- Absenden-Button-Text: Anpassen der Button-Beschriftung (Standard: "Absenden").
- Bestätigungsnachricht: Die Nachricht, die nach erfolgreicher Einsendung angezeigt wird.
- Weiterleitungs-URL: Optional nach der Einsendung auf eine externe Seite weiterleiten.
Zugang
- Öffentliche URL: Der teilbare Link, über den Befragte auf das Formular zugreifen.
- Benutzerdefinierter Slug: URL-Pfad anpassen (z.B.
forms.pelatiscrm.com/deine-org/onboarding). - Aktiv/Inaktiv: Ein Formular deaktivieren, um keine Einsendungen mehr zu akzeptieren, ohne es zu löschen.
Benachrichtigungen
- E-Mail-Benachrichtigung: E-Mail erhalten, wenn eine neue Einsendung eingeht.
- In-App-Benachrichtigung: Pelatis-Benachrichtigung für jede Einsendung erhalten.
- Bestimmte Benutzer benachrichtigen: Wähle, welche Teammitglieder benachrichtigt werden sollen.
Einsendungen
Einsendungen ansehen
Alle Einsendungen werden im Einsendungen-Tab des Formulars gesammelt:
- Jede Einsendung zeigt die Antworten des Befragten, das Einsendedatum und den Status.
- Klicke auf eine Einsendung, um die vollständige Antwort anzuzeigen.
- Einsendungen sind durchsuch- und sortierbar.
Einsendungsstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Frisch eingereicht, noch nicht überprüft |
| Überprüft | Ein Teammitglied hat sie sich angesehen |
| Abgeschlossen | Alle Informationen sind verarbeitet und das Onboarding ist abgeschlossen |
| Archiviert | Nicht mehr aktiv, aber zur Referenz aufbewahrt |
Verknüpfung mit Leads
Einsendungen können mit bestehenden Leads verknüpft oder zur Erstellung neuer Leads verwendet werden:
- Auto-Verknüpfung: Wenn die E-Mail der Einsendung mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt, wird die Einsendung automatisch mit diesem Lead verknüpft.
- Manuelle Verknüpfung: Eine Einsendung über die Detailansicht mit einem beliebigen Lead verknüpfen.
- Lead erstellen: Direkt aus einer Einsendung einen neuen Lead erstellen, mit vorausgefüllten Feldern aus den Formulardaten.
Einsendungen exportieren
Exportiere alle Einsendungen eines Formulars als CSV für externe Analyse oder Dokumentation.
Analysen
Das Formular-Analyse-Dashboard zeigt:
- Gesamte Einsendungen: Wie viele Antworten das Formular erhalten hat.
- Einsendungen über Zeit: Ein Diagramm mit dem Einsendungsvolumen nach Tag oder Woche.
- Abschlussquote: Prozentsatz der Personen, die das Formular begonnen und abgeschlossen haben.
- Durchschnittliche Ausfüllzeit: Wie lange Befragte zum Ausfüllen des Formulars brauchen.
- Absprungpunkte: Welche Felder dazu führen, dass Befragte das Formular abbrechen.
Nutze diese Erkenntnisse zur Optimierung deiner Formulare — kürze lange Formulare, vereinfache verwirrende Felder und entferne unnötige Fragen.
Berechtigungen
- Formulare erstellen und verwalten erfordert die Rolle Admin oder Inhaber.
- Einsendungen ansehen steht ab der Manager-Rolle zur Verfügung.
- Befragte benötigen kein Pelatis-Konto — Formulare sind öffentlich.
Empfehlungen
- Halte Formulare kurz. Frage nur nach Informationen, die du jetzt brauchst. Du kannst jederzeit für weitere Details nachfassen.
- Nutze bedingte Logik, um das Erlebnis zu personalisieren. Ein kürzeres, relevantes Formular hat höhere Abschlussquoten.
- Schreibe klare Feldbezeichnungen und Hilfetexte. Vermeide Fachjargon, den der Befragte möglicherweise nicht versteht.
- Richte E-Mail-Benachrichtigungen ein, damit du auf neue Einsendungen zeitnah reagieren kannst.
- Überprüfe Analysen monatlich und iteriere. Wenn deine Abschlussquote unter 70% liegt, ist das Formular wahrscheinlich zu lang oder verwirrend.
- Nutze die Bestätigungsnachricht, um Erwartungen zu setzen (z.B. "Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns innerhalb von 24 Stunden").