Überblick

Pelatis verbindet sich über IMAP mit deinem E-Mail-Postfach, sodass du E-Mails senden und empfangen kannst, ohne das CRM zu verlassen. Jede E-Mail wird automatisch anhand der Kontakt-E-Mail-Adressen dem richtigen Lead zugeordnet und in der Aktivitäts-Timeline protokolliert. Kein Wechsel zwischen Tabs, kein manuelles Kopieren von Konversationen ins CRM.

E-Mail-Konto verbinden

1. Gehe zu Einstellungen > E-Mail
2. Klicke auf E-Mail-Konto verbinden
3. Gib deine IMAP-Serverdaten ein (Host, Port, Benutzername, Passwort)
4. Pelatis verifiziert die Verbindung und beginnt mit der Synchronisation

Unterstützte Anbieter

Jeder E-Mail-Anbieter mit IMAP-Unterstützung funktioniert mit Pelatis:

• Gmail / Google Workspace
• Outlook / Microsoft 365
• Yahoo Mail
• Eigene IMAP-Server
• Self-Hosted-Mailserver

SMTP für den Versand

Um E-Mails aus Pelatis zu versenden, musst du auch deine SMTP-Einstellungen konfigurieren. Diese werden typischerweise zusammen mit den IMAP-Zugangsdaten bereitgestellt. Pelatis versendet E-Mails von deiner echten E-Mail-Adresse — Empfänger sehen deinen Namen und deine Adresse, keine CRM-generierte Adresse.

Funktionsweise des E-Mail-Syncs

Nach der Verbindung prüft Pelatis regelmäßig dein Postfach auf neue Nachrichten:

1. Neue E-Mails werden vom IMAP-Server abgerufen
2. Absender- und Empfängeradressen werden mit Kontaktdaten abgeglichen
3. Zugeordnete E-Mails werden mit dem entsprechenden Lead verknüpft
4. E-Mails erscheinen in der Aktivitäts-Timeline des Leads mit violettem Akzentstreifen

Zuordnungslogik

Pelatis ordnet E-Mails Leads zu, indem alle bei Kontakten gespeicherten E-Mail-Adressen geprüft werden:

• Wenn der Absender mit einer Kontakt-E-Mail übereinstimmt, wird die E-Mail dem Lead dieses Kontakts zugeordnet
• Wenn ein Empfänger (An/CC) mit einem Kontakt übereinstimmt, wird die E-Mail ebenfalls zugeordnet
• Nicht zugeordnete E-Mails bleiben in deinem Postfach, erscheinen aber in keiner Lead-Timeline

Zwei-Wege-Sync

• Eingehende E-Mails aus deinem Postfach erscheinen in der Lead-Timeline
• Aus Pelatis gesendete E-Mails werden im Gesendet-Ordner gespeichert und in der Timeline protokolliert
• Aus deinem normalen E-Mail-Client gesendete E-Mails werden beim nächsten Sync-Zyklus synchronisiert

E-Mails aus Pelatis senden

Von jeder Lead-Detailseite:

1. Klicke auf den E-Mail-Button im Header oder nutze den Erfassungsbereich
2. Wähle einen Empfänger (automatisch aus den Kontakten des Leads vorgeschlagen)
3. Schreibe deine E-Mail oder verwende eine Vorlage
4. Hänge bei Bedarf Dateien an
5. Senden

Die gesendete E-Mail erscheint sofort in der Aktivitäts-Timeline des Leads.

E-Mail-Vorlagen

Erstelle wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen unter Einstellungen > E-Mail-Vorlagen. Vorlagen unterstützen:

• Variablen — Lead-Name, Kontaktname, Firma, benutzerdefinierte Felder dynamisch einfügen
• Rich Text — Formatierung, Links und Inline-Bilder
• Teilen — Vorlagen können persönlich oder teamweit geteilt sein

KI-E-Mail-Entwürfe

Pelatis enthält KI-gestütztes E-Mail-Verfassen, um schneller zu schreiben:

• Klicke auf den KI-Assistenz-Button im E-Mail-Composer
• Beschreibe, was du sagen möchtest (z.B. "Follow-up zum Angebot von letzter Woche")
• Pelatis generiert einen Entwurf basierend auf dem Lead-Kontext und deiner Beschreibung
• Bearbeite den Entwurf nach Bedarf und sende ihn

Die KI berücksichtigt die Aktivitätshistorie des Leads und aktuelle Interaktionen für relevanten Kontext.

E-Mails in der Aktivitäts-Timeline

E-Mails erscheinen als Aktivitätskarten mit:

• Violettem Akzentstreifen
• Betreffzeile als Header
• Absender und Empfänger
• E-Mail-Text (aufklappbar bei langen Nachrichten)
• Anhänge unter dem Text
• Zeitstempel

Du kannst direkt aus der Timeline antworten — klicke auf eine E-Mail-Karte, um den Antwort-Composer zu öffnen.

Thread-Gruppierung

Zusammengehörige E-Mails (gleicher Betreff/Thread) werden in der Timeline gruppiert. Klappe einen Thread auf, um die gesamte Konversationshistorie chronologisch zu sehen.

Berechtigungen

Datenschutz

Jeder Benutzer verbindet sein eigenes E-Mail-Konto. Benutzer sehen nur E-Mails, die mit Leads in ihrem Datenbereich verknüpft sind. Pelatis speichert dein E-Mail-Passwort nicht im Klartext — Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Tipps

• Verbinde deine E-Mail frühzeitig, damit historische Konversationen als Kontext verfügbar sind
• Nutze E-Mail-Vorlagen für häufige Ansprachen, um Konsistenz im Team sicherzustellen
• Lass die KI den ersten Entwurf schreiben und personalisiere dann vor dem Senden
• Prüfe regelmäßig nicht zugeordnete E-Mails und ergänze fehlende Kontakt-E-Mail-Adressen