Überblick

Doppelte Leads sind unvermeidlich — derselbe Interessent kommt über verschiedene Kanäle herein, Teammitglieder erstellen Datensätze unabhängig voneinander, oder ein Import bringt bereits existierende Einträge mit. Pelatis enthält ein integriertes Duplikaterkennungssystem, das potenzielle Duplikate identifiziert, dir ermöglicht, sie zu prüfen und zusammenzuführen, und deine Datenbank sauber hält.

So funktioniert die Erkennung

Der 5-Stufen-Matching-Algorithmus

Pelatis verwendet einen mehrstufigen Ansatz zur Duplikatfindung. Jede Stufe prüft einen anderen Datenpunkt, geordnet von höchster zu niedrigster Konfidenz:

Stufe 1: Exakter E-Mail-Abgleich

Wenn zwei Leads Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse haben, werden sie als Duplikat mit hoher Konfidenz markiert. E-Mail-Adressen sind in der Praxis eindeutige Identifikatoren und damit das zuverlässigste Signal.

Stufe 2: Exakter Telefon-Abgleich

Leads mit Kontakten, die dieselbe Telefonnummer teilen (nach Normalisierung — Entfernen von Leerzeichen, Bindestrichen, Landesvorwahl-Formatierung) werden markiert. Telefonnummern sind starke Identifikatoren, obwohl gemeinsame Büronummern zu Falsch-Positiven führen können.

Stufe 3: Firmenname-Abgleich

Leads mit identischen oder nahezu identischen Firmennamen werden markiert. Das System normalisiert für gängige Variationen:

• Groß-/Kleinschreibung ("ACME Corp" vs "acme corp")
• Rechtsform-Suffixe ("GmbH", "Inc.", "Ltd.", "AG")
• Interpunktion und Leerzeichen

Stufe 4: Kontaktname + Firma

Wenn der vollständige Name eines Kontakts auf mehreren Leads mit ähnlichen Firmennamen erscheint, werden sie markiert. Dies erfasst Fälle, in denen weder E-Mail noch Telefon geteilt werden, die Person aber eindeutig dieselbe ist.

Stufe 5: Domain-Abgleich

Wenn E-Mail-Domains von Kontakten übereinstimmen (z.B. zwei Kontakte mit @acme.com-E-Mails auf verschiedenen Leads), markiert das System sie als potenzielle Duplikate. Dies hat niedrigere Konfidenz, da große Unternehmen viele Mitarbeiter haben, zeigt aber Beziehungen auf, die eine Überprüfung wert sind.

Konfidenz-Bewertung

Jedes Duplikatpaar erhält eine Konfidenzbewertung basierend auf den übereinstimmenden Stufen:

Duplikate überprüfen

Wenn Duplikate erkannt werden, erscheinen sie im Bereich Duplikaterkennung (erreichbar über Einstellungen oder die Benachrichtigungsglocke).

Für jedes Duplikatpaar siehst du:

• Beide Lead-Datensätze nebeneinander.
• Die Konfidenzbewertung und welche Stufen übereinstimmten.
• Einen detaillierten Vergleich aller Felder (mit hervorgehobenen Unterschieden).

Du kannst dann:

• Zusammenführen: Die beiden Leads zu einem kombinieren (siehe unten).
• Verwerfen: Das Paar als "keine Duplikate" markieren, damit es nicht erneut gemeldet wird.
• Später prüfen: Vorerst überspringen, ohne zu verwerfen.

Duplikate zusammenführen

Wenn du Zusammenführen wählst, bestimmst du, welcher Lead der primäre (überlebende) Datensatz ist. Dann wählst du für jedes Feld, in dem sich die Leads unterscheiden, welchen Wert du behalten möchtest:

• Lead-Name: Einen wählen oder einen neuen kombinierten Namen eingeben.
• Status / Pipeline: Wählen, welcher beibehalten wird.
• Kontakte: Alle Kontakte beider Leads werden im zusammengeführten Datensatz beibehalten.
• Chancen: Alle Chancen werden zum zusammengeführten Datensatz verschoben.
• Aktivitäten: Die gesamte Aktivitäts-Timeline beider Leads wird chronologisch kombiniert.
• Tags: Tags beider Leads werden kombiniert (Duplikate entfernt).
• Benutzerdefinierte Felder: Wähle für jedes Feld, welcher Wert beibehalten wird.
• Dateien: Alle Dateien beider Leads werden beibehalten.

Nach der Zusammenführung

• Der sekundäre (zusammengeführte) Lead wird soft-gelöscht.
• Jede URL, die auf den sekundären Lead zeigt, leitet automatisch zum primären Lead weiter. Das stellt sicher, dass Lesezeichen, geteilte Links und externe Referenzen weiterhin funktionieren.
• Die Aktivitäts-Timeline des zusammengeführten Datensatzes enthält ein "Leads zusammengeführt"-Ereignis für die Nachverfolgung.

Massenscan

Für Organisationen mit großen Datenbanken führt der Massenscan den 5-Stufen-Algorithmus über alle Leads aus:

1. Gehe zu Einstellungen > Duplikaterkennung.
2. Klicke auf Massenscan starten.
3. Der Scan läuft im Hintergrund als Worker-Job.
4. Nach Abschluss erhältst du eine Benachrichtigung mit den Ergebnissen.

Die Ergebnisseite zeigt alle erkannten Duplikatgruppen, sortiert nach Konfidenz. Arbeite sie von höchster zu niedrigster Konfidenz ab, um am effizientesten aufzuräumen.

Zeitplanung

Massenscans können jederzeit manuell ausgelöst werden. Für laufende Datenhygiene prüft Pelatis auch bei jeder Lead-Erstellung oder jedem Import auf Duplikate und alarmiert dich sofort.

Duplikaterkennung beim Import

Der CSV-Import-Assistent integriert die Duplikaterkennung in Schritt 4 (Validierung). Vor dem Import gleicht das System eingehende Zeilen mit deiner bestehenden Datenbank ab. Du kannst Duplikate überspringen, aktualisieren oder trotzdem erstellen — siehe Import & Export für Details.

Berechtigungen

• Duplikat-Alarme ansehen steht ab der Manager-Rolle zur Verfügung.
• Duplikate zusammenführen erfordert die Rolle Admin oder Inhaber.
• Massenscans ausführen erfordert die Rolle Admin oder Inhaber.
• Duplikatpaare verwerfen steht ab der Manager-Rolle zur Verfügung.

Empfehlungen

• Führe nach deinem ersten Datenimport einen Massenscan durch, um eingebrachte Duplikate zu bereinigen.
• Prüfe zuerst Duplikate mit hoher Konfidenz (90%+) — diese sind fast sicher echte Duplikate.
• Überprüfe Treffer mit mittlerer Konfidenz sorgfältig. Firmennamen-Ähnlichkeiten können irreführend sein (z.B. "ABC Consulting" vs "ABC Technologies").
• Nutze die Verwerfen-Funktion für legitim separate Entitäten, die einen Namen oder eine Domain teilen, damit sie nicht erneut erscheinen.
• Lege einen Teamprozess fest, wer Duplikate überprüft und zusammenführt, besonders wenn mehrere Personen Leads erstellen.