Überblick

Die Kalender- & Buchungsfunktion verbindet deinen Kalender mit Pelatis und lässt Interessenten über eine öffentliche Buchungsseite Termine mit dir vereinbaren. Kein E-Mail-Ping-Pong mehr, um einen Termin zu finden. Deine Verfügbarkeit ist immer aktuell, und gebuchte Meetings werden automatisch als Aktivitäten beim entsprechenden Lead protokolliert.

Kalenderintegration

Kalender verbinden

  1. Gehe zu Einstellungen > Kalender.
  2. Klicke auf Kalender verbinden.
  3. Wähle deinen Anbieter (Google Calendar oder Microsoft Outlook/365).
  4. Autorisiere den Zugriff.

Nach der Verbindung synchronisiert Pelatis in Echtzeit mit deinem Kalender:

  • Bestehende Termine werden gelesen, um deine Verfügbarkeit zu ermitteln (belegte Zeiten werden blockiert).
  • Neue Buchungen über Pelatis werden automatisch deinem Kalender hinzugefügt.
  • Absagen und Terminverschiebungen synchronisieren sich in beide Richtungen.

Mehrere Kalender

Wenn du mehrere Kalender hast (z.B. beruflich und privat), kannst du auswählen, welche Kalender Pelatis auf Konflikte prüfen soll. Prüfe beispielsweise sowohl deinen Berufs- als auch Privatkalender auf Verfügbarkeit, erstelle neue Termine aber nur in deinem Berufskalender.

Buchungsseiten

Buchungsseite erstellen

Jedes Teammitglied kann eine oder mehrere Buchungsseiten haben:

  1. Gehe zu Einstellungen > Buchungsseiten.
  2. Klicke auf Buchungsseite erstellen.
  3. Konfiguriere die Seiteneinstellungen (siehe unten).
  4. Kopiere die öffentliche URL und teile sie.

Einstellungen der Buchungsseite

Einstellung Beschreibung
Titel Die Überschrift auf der Buchungsseite (z.B. "30-Min Erstgespräch")
Dauer Meeting-Länge: 15, 30, 45 oder 60 Minuten (oder individuell)
Verfügbarkeit An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten du buchbar bist
Pufferzeit Mindestabstand zwischen Meetings (z.B. 15 Min. davor und danach)
Vorlaufzeit Wie weit im Voraus jemand buchen kann (z.B. mindestens 2 Stunden)
Buchungsfenster Wie weit in die Zukunft der Kalender buchbar ist (z.B. 30 Tage)
Ort Wo das Meeting stattfindet: Videocall-Link (Zoom, Google Meet, Teams), Telefon oder Vor-Ort-Adresse
Beschreibung Zusätzlicher Kontext auf der Buchungsseite
Fragen Benutzerdefinierte Felder, die der Buchende ausfüllen muss (Name, E-Mail, Firma und individuelle Fragen)

Das Buchungserlebnis

Wenn ein Interessent deine Buchungsseite besucht:

  1. Sieht er verfügbare Zeitslots basierend auf deinem Kalender und deinen Verfügbarkeitseinstellungen.
  2. Wählt er ein Datum und eine Uhrzeit.
  3. Füllt er seine Daten aus (Name, E-Mail, Firma und eventuelle individuelle Fragen).
  4. Bestätigt er die Buchung.

Beide Parteien erhalten eine Bestätigungsmail mit Meetingdetails und einer Kalendereinladung.

Anpassung

Buchungsseiten können an deine Marke angepasst werden:

  • Logo: Lade dein Firmenlogo hoch.
  • Farben: Passe deine Markenfarben an.
  • Benutzerdefinierte URL: Verwende einen individuellen Slug (z.B. book.pelatiscrm.com/dein-name/erstgespraech).

Verfügbarkeitsverwaltung

Deine Zeiten festlegen

Definiere deine verfügbaren Stunden pro Wochentag. Zum Beispiel:

  • Montag bis Freitag: 9:00 - 17:00 Uhr
  • Samstag: 10:00 - 13:00 Uhr
  • Sonntag: Nicht verfügbar

Zeitzonen

Buchungsseiten erkennen automatisch die Zeitzone des Besuchers und zeigen Slots in seiner lokalen Zeit an. Deine Verfügbarkeit ist in deiner Zeitzone definiert, die Umrechnung erfolgt automatisch.

Blockierte Zeiten

Zusätzlich zu Kalenderterminen kannst du bestimmte Daten oder Zeiträume manuell blockieren:

  • Feiertage: Firmenfeiertage blockieren.
  • Fokuszeit: Wiederkehrende Zeiträume für konzentriertes Arbeiten blockieren.
  • Abwesenheit: Urlaubstage blockieren.

Team-Terminplanung

Für Teams kannst du eine gemeinsame Buchungsseite erstellen, auf der der Interessent bei einem beliebigen verfügbaren Teammitglied bucht:

  • Das System prüft die Kalender aller Teammitglieder.
  • Die Buchung wird der ersten verfügbaren Person zugewiesen (Round-Robin) oder der Person mit der meisten Verfügbarkeit.
  • Das zugewiesene Teammitglied erhält die Kalendereinladung und Benachrichtigung.

CRM-Integration

Buchungen sind tief in den Rest von Pelatis integriert:

Automatische Lead-Erstellung

Wenn jemand über deine Buchungsseite bucht und kein bestehender Kontakt ist, kann Pelatis automatisch:

  • Einen neuen Lead mit dem angegebenen Firmennamen erstellen.
  • Einen Kontakt mit Name, E-Mail und Telefon des Buchenden erstellen.
  • Den Lead dem gebuchten Teammitglied zuweisen.

Aktivitätsprotokollierung

Jede Buchung wird als Aktivität in der Lead-Timeline protokolliert:

  • Geplant: Wenn die Buchung vorgenommen wird.
  • Abgeschlossen: Nach Ablauf der Meetingzeit (oder bei manueller Markierung).
  • Storniert: Wenn die Buchung von einer Partei abgesagt wird.
  • Verschoben: Wenn das Meeting auf einen anderen Zeitpunkt verlegt wird.

Erinnerungen

Automatische E-Mail-Erinnerungen werden an beide Parteien gesendet:

  • 24 Stunden vor dem Meeting.
  • 1 Stunde vor dem Meeting.

Die Erinnerungszeitpunkte sind pro Buchungsseite konfigurierbar.

Berechtigungen

  • Buchungsseiten erstellen und verwalten steht allen Rollen mit Kalenderzugriff zur Verfügung.
  • Team-Buchungsseiten erfordern die Rolle Manager oder höher zur Erstellung.
  • Buchungsverlauf ansehen folgt den standardmäßigen Datenzugriffsregeln.

Empfehlungen

  • Erstelle separate Buchungsseiten für verschiedene Meeting-Typen (Erstgespräch, Demo, Nachgespräch).
  • Setze Pufferzeiten, um Meetings ohne Pause hintereinander zu vermeiden und dir Vorbereitungszeit zu geben.
  • Nutze benutzerdefinierte Fragen, um vor dem Meeting Kontext zu sammeln, damit du dich vorbereiten kannst.
  • Füge den Link deiner Buchungsseite in deine E-Mail-Signatur ein, damit er leicht zugänglich ist.
  • Überprüfe die Buchungsanalysen regelmäßig, um Buchungsspitzen zu verstehen und deine Verfügbarkeit anzupassen.