Überblick

Smart Lists sind gespeicherte Filteransichten, mit denen du deine Lead-Datenbank beliebig aufteilen kannst. Statt jedes Mal die gleichen Filter manuell anzuwenden, definierst du eine Smart List einmal und greifst sofort darauf zu. Smart Lists aktualisieren sich in Echtzeit — wenn Leads die Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen, passt sich die Liste automatisch an.

Smart List erstellen

  1. Navigiere zu Leads in der Seitenleiste.
  2. Klicke auf das Filtersymbol oder öffne das Filterpanel.
  3. Erstelle deine Filterkriterien mit dem Filter-Builder (siehe unten).
  4. Wenn die Ergebnisse deinen Vorstellungen entsprechen, klicke auf Als Smart List speichern.
  5. Vergib einen Namen (z.B. "Heiße Leads — SaaS" oder "Nachfassen überfällig").
  6. Klicke auf Speichern.

Die Smart List erscheint jetzt im Bereich Leads in der Seitenleiste.

Der Filter-Builder

Der Filter-Builder ist das Herzstück der Smart Lists. Er unterstützt komplexe, verschachtelte Filterlogik mit UND/ODER-Gruppen.

Einfache Filter

Ein einfacher Filter besteht aus drei Teilen:

  • Feld: Wonach gefiltert wird (Status, Pipeline, zuständiger Benutzer, Tags, Erstellungsdatum, benutzerdefinierte Felder etc.)
  • Operator: Wie verglichen wird (ist gleich, enthält, größer als, vor, ist leer etc.)
  • Wert: Womit verglichen wird

Beispiel: Status ist "Qualifiziert" oder Erstellungsdatum ist nach 01.01.2025.

UND-Gruppen

Alle Bedingungen in einer UND-Gruppe müssen wahr sein, damit ein Lead übereinstimmt. Dies ist die Standardgruppierung.

Beispiel: Zeige Leads, bei denen Status = "Qualifiziert" UND Pipeline = "Enterprise Sales" UND Zuständig = "Max".

ODER-Gruppen

Mindestens eine Bedingung in einer ODER-Gruppe muss wahr sein. Verwende ODER-Gruppen, wenn du Leads erfassen möchtest, die eines von mehreren Kriterien erfüllen.

Beispiel: Zeige Leads, bei denen Quelle = "Website" ODER Quelle = "Empfehlung" ODER Quelle = "Messe".

Verschachtelte Gruppen

Du kannst UND-Gruppen in ODER-Gruppen verschachteln und umgekehrt, um ausgefeilte Logik aufzubauen.

Beispiel: Zeige Leads, bei denen (Status = "Neu" UND Erstellt in den letzten 7 Tagen) ODER (Status = "Qualifiziert" UND Pipeline-Wert > 10.000).

Verfügbare Filterfelder

Kategorie Felder
Lead-Eigenschaften Name, Status, Pipeline, Quelle, Erstellungsdatum, Aktualisierungsdatum
Zuständigkeit Zuständiger Benutzer, nicht zugewiesen
Tags Hat Tag, hat keinen Tag
Kontakte Kontaktname, Kontakt-E-Mail, Kontakttelefon
Chancen Wert, Phase, erwartetes Abschlussdatum, Wahrscheinlichkeit
Benutzerdefinierte Felder Alle für Leads definierten benutzerdefinierten Felder (siehe Benutzerdefinierte Felder)

Operatoren nach Feldtyp

Feldtyp Operatoren
Text enthält, ist gleich, beginnt mit, endet mit, ist leer, ist nicht leer
Auswahl / Status ist, ist nicht, ist einer von
Zahl / Währung ist gleich, ungleich, größer als, kleiner als, zwischen
Datum ist, vor, nach, zwischen, in den letzten N Tagen, in den nächsten N Tagen
Benutzer ist, ist nicht, ist einer von, ist nicht zugewiesen
Tags hat einen von, hat alle von, hat keinen von
Checkbox ist aktiviert, ist nicht aktiviert

Smart Lists verwalten

Bearbeiten

Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Smart-List-Namen in der Seitenleiste oder gehe zu Einstellungen > Smart Lists. Du kannst den Namen ändern, die Filterkriterien anpassen oder die Sortierung ändern.

An Seitenleiste pinnen

Smart Lists werden beim Erstellen standardmäßig an die Seitenleiste gepinnt. Du kannst sie in den Einstellungen lösen, wenn sie verfügbar, aber nicht immer sichtbar sein sollen. Gepinnte Smart Lists erscheinen unter dem Bereich Leads in der Navigation.

Organisation-übergreifend teilen

Smart Lists gelten standardmäßig organisationsweit. Jedes Teammitglied sieht die gleichen Smart Lists in seiner Seitenleiste. Das stellt sicher, dass das ganze Team mit konsistenten Lead-Segmenten arbeitet.

Zur Verwaltung, wer Smart Lists erstellen oder bearbeiten darf:

  • Admin und Inhaber können jede Smart List erstellen, bearbeiten und löschen.
  • Manager können eigene Smart Lists erstellen und ihre eigenen bearbeiten.
  • Vertriebsmitarbeiter können alle Smart Lists einsehen, aber nicht erstellen oder bearbeiten.

Löschen

Lösche eine Smart List über die Einstellungen. Dabei wird nur der gespeicherte Filter entfernt — keine Lead-Daten sind betroffen.

Smart Lists im Alltag

Schnelle Navigation

Klicke auf eine gepinnte Smart List in der Seitenleiste, um sofort die gefilterte Lead-Liste zu sehen. Die aktive Smart List wird in der Navigation hervorgehoben.

Kombination mit Suche

Beim Anzeigen einer Smart List kannst du die Suchleiste weiterhin nutzen, um Ergebnisse zusätzlich einzugrenzen. Die Suche wird auf den Smart-List-Filter angewendet.

Sortierung

Smart Lists berücksichtigen die eingestellte Sortierung. Standardmäßig werden Leads nach letzter Aktualisierung sortiert. Du kannst die Sortierung auf Erstellungsdatum, Name oder beliebige benutzerdefinierte Felder ändern.

Massenaktionen

Während du eine Smart List betrachtest, kannst du mehrere Leads auswählen, um Massenaktionen (taggen, zuweisen, Status ändern, löschen) auf der gefilterten Menge durchzuführen.

Beispiel-Smart-Lists

Hier sind einige gängige Smart Lists als Inspiration:

  • Neu diese Woche: Erstellungsdatum ist in den letzten 7 Tagen
  • Nicht zugewiesene Leads: Zuständiger Benutzer ist nicht zugewiesen
  • High-Value-Pipeline: Chancenwert > 50.000 UND Phase ist nicht "Verloren"
  • Nachfassen überfällig: Nächstes Nachfassdatum ist vor heute UND Status ist nicht "Geschlossen"
  • Heiße Leads nach Quelle: (Quelle = "Empfehlung" ODER Quelle = "Partner") UND Status = "Qualifiziert"
  • Fehlende Kontaktdaten: Kontakt-E-Mail ist leer UND Kontakttelefon ist leer

Tipps

  • Fang einfach an. Eine Smart List mit einer einzigen Bedingung für deinen häufigsten Filter spart mehr Zeit als eine komplexe, die du selten nutzt.
  • Verwende beschreibende Namen. "Q1 Enterprise Interessenten" ist klarer als "Liste 3".
  • Überprüfe Smart Lists vierteljährlich. Entferne veraltete und erstelle neue, wenn sich dein Vertriebsprozess weiterentwickelt.
  • Kombiniere Smart Lists mit Dashboard-Alarmen, um benachrichtigt zu werden, wenn sich wichtige Segmente verändern.