Team einrichten
Pelatis ist für Teams gebaut. Diese Anleitung behandelt das Einladen von Mitgliedern, Rollenzuweisung, Datensichtbarkeit und die Verwaltung von Mitgliedschaften über mehrere Organisationen hinweg.
Teammitglieder einladen
Einladungen versenden
- Gehe zu Einstellungen > Team
- Klicke auf Mitglied einladen
- Gib die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wähle eine Rolle (Details zu den Rollen weiter unten)
- Klicke auf Einladung senden
Der Eingeladene erhält eine E-Mail mit einem Link zur Annahme. Wenn er bereits ein Pelatis-Konto hat, erscheint die Organisation nach Annahme in seiner Seitenleiste. Neue Benutzer werden zuerst durch die Kontoerstellung geführt.
Einladungsstatus
Du kannst ausstehende Einladungen auf der Team-Einstellungsseite sehen. Jede Einladung zeigt:
- E-Mail-Adresse
- Zugewiesene Rolle
- Sendedatum
- Status (ausstehend, angenommen, abgelehnt, abgelaufen)
Einladungen laufen nach 7 Tagen ab. Du kannst abgelaufene Einladungen von der gleichen Seite erneut senden.
Rollen verstehen
Pelatis hat fünf Rollen mit aufsteigenden Zugriffsebenen:
Owner (Eigentümer)
- Voller Zugriff auf alles, einschließlich Abrechnung und kritische Einstellungen
- Kann die Organisation löschen
- Kann die Eigentümerschaft an ein anderes Mitglied übertragen
- Es gibt genau einen Owner pro Organisation
Admin
- Voller Zugriff auf alle Daten und Einstellungen
- Kann Teammitglieder verwalten (einladen, Rollen ändern, deaktivieren)
- Kann Pipelines, benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und Integrationen konfigurieren
- Kein Zugriff auf Abrechnung oder Organisationslöschung
Manager
- Kann alle Daten innerhalb seines Team-Bereichs einsehen und bearbeiten
- Kann Leads und Aufgaben an Teammitglieder zuweisen
- Kann Berichte und Dashboard für sein Team einsehen
- Kann keine Organisationseinstellungen ändern oder Rollen anderer Benutzer verwalten
Vertriebsmitarbeiter (Sales Rep)
- Kann eigene zugewiesene Leads, Kontakte und Aufgaben einsehen und bearbeiten
- Kann neue Leads erstellen und Aktivitäten protokollieren
- Kann gemeinsame Pipelines und Smart Lists einsehen
- Kann keine Leads anderer Mitarbeiter sehen (außer bei expliziter Freigabe)
Nur Lesen (Read-Only)
- Kann alle Daten innerhalb des eigenen Bereichs einsehen
- Kann nichts erstellen, bearbeiten oder löschen
- Nützlich für Führungskräfte, Stakeholder oder externe Mitarbeiter, die Einblick benötigen
Datenbereiche
Rollen arbeiten mit Datenbereichen zusammen, um zu steuern, was jedes Teammitglied sehen kann:
| Bereich | Wer sieht was | Typische Rolle |
|---|---|---|
| Organisation | Alle Daten in der Organisation | Owner, Admin |
| Team | Daten des eigenen Teams und eigene Daten | Manager |
| Selbst | Nur eigene zugewiesene Daten | Vertriebsmitarbeiter, Nur Lesen |
Wie Datenbereiche in der Praxis funktionieren
- Ein Vertriebsmitarbeiter mit Selbst-Bereich sieht nur Leads, die ihm zugewiesen sind. Auf der Leads-Seite erscheinen nur seine Leads. Das Pipeline-Board zeigt nur seine Karten.
- Ein Manager mit Team-Bereich sieht alle Leads, die jemandem in seinem Team zugewiesen sind, plus seine eigenen.
- Ein Admin mit Organisations-Bereich sieht alles.
Datenbereiche gelten für Leads, Kontakte, Chancen, Aufgaben und Aktivitäts-Timelines. Einstellungs- und Konfigurationsseiten werden durch Rollenberechtigungen gesteuert, nicht durch Datenbereiche.
Rollen ändern
- Gehe zu Einstellungen > Team
- Finde das Mitglied, das du aktualisieren möchtest
- Klicke auf das Rollen-Dropdown neben dem Namen
- Wähle die neue Rolle
- Die Änderung tritt sofort in Kraft
Nur Owner und Admins können Rollen ändern. Du kannst deine eigene Rolle nicht ändern. Die Owner-Rolle kann nur übertragen, nicht über das Dropdown zugewiesen werden.
Mitglieder deaktivieren und entfernen
Mitglied deaktivieren
Wenn jemand das Team verlässt oder keinen Zugriff mehr haben soll:
- Gehe zu Einstellungen > Team
- Klicke auf das Menü-Symbol neben dem Mitglied
- Wähle Deaktivieren
- Entscheide, was mit den zugewiesenen Daten geschieht:
- An ein anderes Mitglied übertragen — Alle Leads, Aufgaben und Kontakte an jemand anderen übertragen
- Nicht zugewiesen lassen — Leads bleiben bestehen, haben aber keinen zugewiesenen Benutzer
Deaktivierte Mitglieder verlieren sofort den Zugriff auf die Organisation. Ihre Aktivitätshistorie (Notizen, Anrufe etc.) bleibt erhalten.
Mitglied reaktivieren
Deaktivierte Mitglieder können über die Team-Einstellungsseite reaktiviert werden. Ihre vorherige Rolle wird wiederhergestellt.
Multi-Organisations-Mitgliedschaft
Ein einzelnes Pelatis-Konto kann mehreren Organisationen angehören. Das ist nützlich für:
- Agenturen, die CRM für mehrere Kunden verwalten
- Berater, die mit mehreren Unternehmen arbeiten
- Personen, die ein eigenes Unternehmen haben und gleichzeitig für ein anderes arbeiten
Zwischen Organisationen wechseln
Nutze den Organisationswechsler im Seitenleisten-Header. Klicke auf den aktuellen Organisationsnamen, um alle deine Organisationen zu sehen, und wähle die gewünschte aus.
Weitere Organisationen erstellen
- Öffne den Organisationswechsler in der Seitenleiste
- Klicke auf Organisation erstellen
- Folge dem Einrichtungsprozess
Jede Organisation ist vollständig getrennt — Daten, Einstellungen, Teammitglieder und Abrechnung sind unabhängig.
Best Practices
- Mit wenigen Admins starten. Gib den meisten Teammitgliedern die Vertriebsmitarbeiter-Rolle und stufe nur bei Bedarf hoch.
- Manager für Teamleiter nutzen. Wenn jemand die Pipeline seines Teams sehen muss, aber keine Einstellungen ändern soll, ist die Manager-Rolle die richtige Wahl.
- Zugriff vierteljährlich überprüfen. Prüfe deine Team-Einstellungen regelmäßig. Deaktiviere Mitglieder, die gegangen sind, und überprüfe Rollen bei geänderten Verantwortlichkeiten.
- Rollenerwartungen dokumentieren. Informiere dein Team darüber, was jede Rolle kann und was nicht, damit es keine Überraschungen gibt.