Pipelines einrichten

Pipelines sind das Rückgrat deines Vertriebsprozesses in Pelatis. Jede Pipeline bildet einen Workflow ab — vom Erstkontakt bis zum Abschluss — mit Stufen, die den aktuellen Stand jedes Leads widerspiegeln.

Pipelines verstehen

Eine Pipeline besteht aus:

• Stufen — Geordnete Schritte, die Leads durchlaufen (z.B. Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen)
• Statustypen — Jede Stufe hat einen Typ: Offen, Gewonnen oder Verloren. Dieser steuert Berichte und Dashboard-Kennzahlen.
• Ansichten — Leads in einer Pipeline können als Kanban-Board oder als Liste angezeigt werden

Du kannst mehrere Pipelines für unterschiedliche Vertriebsprozesse anlegen. Zum Beispiel eine für eingehende Leads und eine für Enterprise-Outbound.

Pipeline erstellen

1. Gehe zu Einstellungen > Pipelines
2. Klicke auf Pipeline erstellen
3. Gib einen Namen ein (z.B. "Inbound-Vertrieb" oder "Enterprise-Deals")
4. Klicke auf Erstellen

Die neue Pipeline ist zunächst leer. Füge Stufen hinzu, bevor Leads zugeordnet werden können.

Stufen hinzufügen und verwalten

Stufen hinzufügen

1. Öffne deine Pipeline unter Einstellungen > Pipelines
2. Klicke auf Stufe hinzufügen
3. Gib den Stufennamen ein
4. Wähle den Statustyp:
   • Offen — Der Deal ist noch in Bearbeitung
   • Gewonnen — Der Deal wurde erfolgreich abgeschlossen
   • Verloren — Der Deal ging verloren oder wurde abgebrochen
5. Klicke auf Speichern

Stufen neu anordnen

Ziehe Stufen per Drag-and-Drop, um sie neu anzuordnen. Die Reihenfolge bestimmt die Darstellung auf dem Kanban-Board (von links nach rechts) und in Dropdown-Menüs.

Eine typische Reihenfolge verläuft von links (neu/früh) nach rechts (abgeschlossen):

Neu → Kontaktiert → Qualifiziert → Angebot → Verhandlung → Gewonnen / Verloren

Stufen bearbeiten

Klicke auf einen Stufennamen, um ihn umzubenennen. Du kannst auch den Statustyp ändern — sei dabei aber vorsichtig. Eine Änderung von Offen zu Gewonnen oder Verloren wirkt sich auf bestehende Leads in dieser Stufe und deren Berichtskennzahlen aus.

Stufen löschen

Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben einer Stufe, um sie zu entfernen. Eine Stufe kann nur gelöscht werden, wenn sich keine Leads darin befinden. Verschiebe Leads vorher in eine andere Stufe.

Statustypen erklärt

Statustypen sind entscheidend für das Reporting:

Jede Pipeline sollte mindestens eine Stufe jedes Typs haben. Die meisten Pipelines haben mehrere offene Stufen, eine Gewonnen-Stufe und eine Verloren-Stufe.

Board-Ansicht vs. Listenansicht

Board-Ansicht (Kanban)

Die Standardansicht zeigt Leads als Karten in Spalten — eine Spalte pro Stufe. Das gibt dir einen visuellen Überblick über deine Pipeline.

• Ziehe Leads per Drag-and-Drop zwischen Stufen, um ihren Status zu aktualisieren
• Karten zeigen Lead-Name, zugewiesenen Benutzer, Wert und letztes Aktivitätsdatum
• Spaltenköpfe zeigen die Anzahl der Leads und den Gesamtwert pro Stufe

Listenansicht

Wechsle zur Listenansicht für eine tabellarische Darstellung mit mehr Details pro Zeile. Nützlich wenn du:

• Leads nach bestimmten Feldern sortieren möchtest (Wert, letzte Aktivität, Erstelldatum)
• Mehr Leads auf einmal sehen möchtest
• Inline-Filter und Suche nutzen möchtest

Wechsle zwischen den Ansichten über die Board/Listen-Symbole in der Pipeline-Toolbar.

Mehrere Pipelines verwenden

Wann mehrere Pipelines sinnvoll sind

• Unterschiedliche Vertriebsprozesse. Inbound-Leads durchlaufen andere Stufen als Outbound-Akquise.
• Unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen. Eine SaaS-Abo-Pipeline unterscheidet sich von einer Beratungsprojekt-Pipeline.
• Unterschiedliche Teams. Wenn Vertriebs- und Partnerschaftsteams eigene Workflows haben.

Leads zwischen Pipelines verschieben

Du kannst einen Lead von einer Pipeline in eine andere verschieben:

1. Öffne die Lead-Detailseite
2. Klicke auf den Pipeline/Stufen-Wähler im Header
3. Wähle die neue Pipeline und die Ausgangsstufe
4. Die Stufenhistorie des Leads bleibt in der Aktivitäts-Timeline erhalten

Best Practices

Stufen klar und handlungsorientiert benennen

Jede Stufe sollte einen klaren Meilenstein darstellen. Vermeide vage Stufen wie "In Bearbeitung" — nutze stattdessen spezifische Namen wie "Demo geplant" oder "Angebot gesendet."

Anzahl der Stufen begrenzen

5-8 Stufen funktionieren für die meisten Teams am besten. Zu viele Stufen erzeugen Reibung (Mitarbeiter überspringen Stufen) und überladen die Board-Ansicht. Zu wenige Stufen machen es schwer zu erkennen, wo Deals stehen.

Regelmäßig überprüfen und anpassen

Deine Pipeline sollte sich mit deinem Vertriebsprozess weiterentwickeln. Überprüfe die Stufennutzung monatlich — wenn eine Stufe durchgehend null Leads hat, solltest du sie entfernen. Wenn Mitarbeiter ständig Notizen wie "Wartet auf Rechtsabteilung" hinzufügen, könnte das eine eigene Stufe rechtfertigen.

Beispiel-Pipeline-Konfigurationen

B2B SaaS-Vertrieb:

Neuer Lead → Erstgespräch → Demo → Angebot → Verhandlung → Vertrag → Gewonnen / Verloren

Immobilien:

Anfrage → Besichtigung geplant → Besichtigt → Angebot → Unter Vertrag → Abgeschlossen / Verloren

Beratung:

Erstkontakt → Bedarfsanalyse → Angebot → Prüfung → Beauftragt / Abgelehnt

Pipeline-Reporting

Pipeline-Daten fließen automatisch in dein Dashboard ein:

• Pipeline-Wert — Gesamtwert aller Leads in offenen Stufen
• Abschlussquote — Prozentsatz der Leads, die eine Gewonnen-Stufe erreichen
• Stufen-Konversion — Wie viele Leads von einer Stufe zur nächsten wechseln
• Durchschnittliche Verweildauer — Identifiziert Engpässe in deinem Vertriebsprozess

Nutze diese Kennzahlen, um deine Pipeline zu optimieren und dein Team zu coachen.