Daten in Pelatis importieren
Der CSV-Import-Assistent ermöglicht es dir, bestehende Daten aus Tabellenkalkulationen, anderen CRM-Systemen oder beliebigen Tools in Pelatis zu übernehmen. Der Assistent übernimmt die Spaltenzuordnung mit unscharfer Erkennung, validiert deine Daten und verarbeitet den Import im Hintergrund.
CSV-Datei vorbereiten
Anforderungen an die Datei
- Format: CSV (kommagetrennt) oder TSV (tabulatorgetrennt)
- Zeichenkodierung: UTF-8 (damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden)
- Kopfzeile: Die erste Zeile muss Spaltennamen enthalten
- Größe: Bis zu 10.000 Zeilen pro Import
Empfohlene Spalten
Mindestens ein Firmenname ist erforderlich. Je mehr Daten du lieferst, desto nützlicher ist der Import:
| Spalte | Pflicht | Hinweise |
|---|---|---|
| Firmenname | Ja | Wird als Lead-Name verwendet |
| Kontaktname | Nein | Erstellt einen verknüpften Kontakt |
| Nein | Wird dem Lead oder Kontakt zugeordnet | |
| Telefon | Nein | Wird dem Lead oder Kontakt zugeordnet |
| Website | Nein | Lead-Website |
| Adresse | Nein | Straße, Stadt, PLZ, Land |
| Pipeline | Nein | Muss einem bestehenden Pipeline-Namen entsprechen |
| Stufe | Nein | Muss einer Stufe in der angegebenen Pipeline entsprechen |
| Tags | Nein | Kommagetrennte Liste von Tag-Namen |
| Notizen | Nein | Wird als Notiz am Lead erstellt |
Tipps für saubere Daten
- Entferne Duplikate vor dem Import — Pelatis hat eine Duplikaterkennung, aber saubere Daten werden schneller importiert
- Verwende ein einheitliches Format für Telefonnummern
- Wenn du Tags angibst, trenne mehrere Tags mit Kommas in derselben Zelle:
Heißer Lead, Inbound, Enterprise - Datumsangaben sollten im ISO-Format (JJJJ-MM-TT) oder einem gängigen Format wie TT.MM.JJJJ vorliegen
Den Import-Assistenten verwenden
Schritt 1: Datei hochladen
- Gehe zu Einstellungen > Import
- Klicke auf CSV hochladen oder ziehe deine Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich
- Der Assistent liest deine Datei ein und zeigt eine Vorschau der ersten Zeilen
Schritt 2: Spalten zuordnen
Der Assistent schlägt automatisch vor, welche Pelatis-Felder zu deinen CSV-Spalten passen. Zum Beispiel wird eine Spalte "Firma" automatisch dem Feld "Firmenname" zugeordnet.
- Prüfe jede Zuordnung und passe sie bei Bedarf über das Dropdown an
- Markiere Spalten als Überspringen, wenn du sie nicht importieren möchtest
- Wenn eine Spalte keinem Standardfeld entspricht, kannst du sie einem benutzerdefinierten Feld zuordnen (diese müssen vorher unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder erstellt werden)
Schritt 3: Optionen konfigurieren
- Pipeline: Wähle, welcher Pipeline die importierten Leads zugewiesen werden
- Standard-Stufe: Wähle die Ausgangsstufe für alle importierten Leads
- Zugewiesener Benutzer: Optional alle importierten Leads einem bestimmten Teammitglied zuweisen
- Tag-Behandlung: Neue Tags automatisch erstellen oder nur vorhandene verwenden
- Duplikat-Behandlung: Duplikate überspringen, aktualisieren oder trotzdem neue Leads erstellen
Schritt 4: Prüfen
Der Assistent zeigt eine Zusammenfassung:
- Gesamtzahl der zu importierenden Zeilen
- Anzahl zugeordneter Spalten
- Warnungen (z.B. Zeilen mit fehlenden Pflichtfeldern, nicht erkannte Werte)
- Vorschau der ersten Zeilen
Prüfe die Warnungen sorgfältig. Zeilen ohne Pflichtfelder (Firmenname) werden übersprungen.
Schritt 5: Import starten
Klicke auf Import starten. Der Import läuft im Hintergrund — du kannst Pelatis während der Verarbeitung weiter nutzen. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn der Import abgeschlossen ist.
Nach dem Import
Ergebnisse prüfen
Nach Abschluss des Imports siehst du eine Zusammenfassung:
- Erstellt: Anzahl erfolgreich importierter Leads
- Übersprungen: Zeilen, die übersprungen wurden (Duplikate, fehlende Daten)
- Fehler: Zeilen, die nicht importiert werden konnten
Bei Fehlern kannst du einen Fehlerbericht als CSV herunterladen, der jede fehlgeschlagene Zeile und den Grund anzeigt.
Häufige Fehler
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Pflichtfeld fehlt | Firmenname-Spalte ist leer | Firmennamen eintragen und fehlgeschlagene Zeilen erneut importieren |
| Ungültige Pipeline | Pipeline-Name stimmt mit keiner bestehenden Pipeline überein | Schreibweise prüfen oder Pipeline zuerst erstellen |
| Ungültige Stufe | Stufenname existiert nicht in der angegebenen Pipeline | Stufennamen unter Einstellungen > Pipelines prüfen |
| Duplikat erkannt | Ein Lead mit demselben Namen/E-Mail existiert bereits | Duplikat prüfen und entscheiden: zusammenführen oder überspringen |
Fehlgeschlagene Zeilen erneut importieren
- Lade den Fehlerbericht herunter
- Behebe die Probleme in der CSV
- Führe den Import-Assistenten erneut nur mit den korrigierten Zeilen durch
Best Practices
- Zuerst mit einer kleinen Datei testen. Importiere 5-10 Zeilen, um deine Spaltenzuordnung zu überprüfen, bevor du Tausende importierst.
- Benutzerdefinierte Felder vorher erstellen. Wenn deine CSV Daten enthält, die keinen Standardfeldern entsprechen, erstelle die benutzerdefinierten Felder zuerst unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder.
- Duplikaterkennung nutzen. Führe nach einem großen Import einen Duplikat-Scan unter Einstellungen > Duplikate durch.
- CSV-Datei aufbewahren. Behalte die Originaldatei für den Fall, dass du erneut importieren oder die Quelldaten prüfen musst.
Import aus bestimmten Tools
Aus Excel oder Google Sheets
- Öffne deine Tabelle
- Gehe zu Datei > Herunterladen/Exportieren als CSV
- Lade die resultierende CSV in Pelatis hoch
Aus einem anderen CRM
Die meisten CRM-Systeme (HubSpot, Salesforce, Pipedrive usw.) bieten eine CSV-Export-Option in ihren Einstellungen. Exportiere deine Leads/Kontakte und importiere die Datei dann in Pelatis.
Aus einer eigenen Datenbank
Exportiere deine Daten als CSV mit einer Kopfzeile. Stelle sicher, dass die Kodierung UTF-8 ist. Die unscharfe Spaltenerkennung verarbeitet die meisten gängigen Namensvariationen.