Automatisierungen
Pelatis verfügt über eine integrierte Automatisierungs-Engine, mit der du Trigger-Bedingung-Aktion-Workflows ohne Code oder Drittanbieter-Tools erstellen kannst. Wenn etwas in deinem CRM passiert, können Automatisierungen sofort reagieren.
Wie Automatisierungen funktionieren
Jede Automatisierung besteht aus drei Teilen:
- Trigger — Das Ereignis, das die Automatisierung startet (z.B. ein Lead wechselt die Stufe)
- Bedingungen — Optionale Filter, die erfüllt sein müssen (z.B. nur wenn der Lead in der Pipeline "Enterprise" ist)
- Aktionen — Was passiert, wenn der Trigger auslöst und die Bedingungen erfüllt sind (z.B. Aufgabe erstellen, Benachrichtigung senden)
Automatisierungen laufen in Echtzeit. Wenn das Trigger-Ereignis eintritt, werden Bedingungen sofort geprüft und Aktionen innerhalb von Sekunden ausgeführt.
Automatisierung erstellen
- Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen
- Klicke auf Automatisierung erstellen
- Gib einen beschreibenden Namen ein (z.B. "Follow-up-Aufgabe bei Angebotserstellung")
- Konfiguriere Trigger, Bedingungen und Aktionen
- Schalte die Automatisierung Ein
- Klicke auf Speichern
Verfügbare Trigger
| Trigger | Löst aus, wenn |
|---|---|
| Lead erstellt | Ein neuer Lead angelegt wird (manuell oder per Import) |
| Lead-Stufe geändert | Ein Lead in eine andere Pipeline-Stufe wechselt |
| Lead-Status geändert | Der Statustyp eines Leads sich ändert (Offen, Gewonnen, Verloren) |
| Lead zugewiesen | Ein Lead einem Benutzer zugewiesen oder umgewiesen wird |
| Chance erstellt | Eine neue Chance zu einem Lead hinzugefügt wird |
| Aufgabe erledigt | Eine Aufgabe als erledigt markiert wird |
| Tag hinzugefügt | Ein bestimmter Tag einem Lead zugeordnet wird |
| Notiz erstellt | Eine Notiz zu einem Lead hinzugefügt wird |
| Formular eingereicht | Eine Onboarding-Formular-Einreichung eingeht |
Verfügbare Bedingungen
Bedingungen grenzen ein, wann die Automatisierung auslöst. Du kannst mehrere Bedingungen mit UND-Logik kombinieren.
- Pipeline ist — Nur für Leads in einer bestimmten Pipeline auslösen
- Stufe ist — Nur wenn der Lead in einer bestimmten Stufe ist (oder dorthin wechselt)
- Tag enthält — Nur wenn der Lead einen bestimmten Tag hat
- Zugewiesener Benutzer ist — Nur für Leads, die einer bestimmten Person zugewiesen sind
- Lead-Feld gleich — Standard- oder benutzerdefiniertes Feld prüfen
- Chancenwert ist größer als — Nach Deal-Größe filtern
Verfügbare Aktionen
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Aufgabe erstellen | Fügt eine Aufgabe mit Titel, Verantwortlichem, Fälligkeit und Priorität hinzu |
| Lead zuweisen | Ändert den zugewiesenen Benutzer des Leads |
| Stufe ändern | Verschiebt den Lead in eine andere Pipeline-Stufe |
| Tag hinzufügen | Fügt dem Lead einen Tag hinzu |
| Tag entfernen | Entfernt einen Tag vom Lead |
| Benachrichtigung senden | Sendet eine In-App- und/oder E-Mail-Benachrichtigung |
| Feld aktualisieren | Setzt ein Standard- oder benutzerdefiniertes Feld auf einen bestimmten Wert |
| E-Mail senden | Sendet eine E-Mail anhand einer Vorlage |
Du kannst mehrere Aktionen in einer Automatisierung verketten. Sie werden der Reihe nach ausgeführt.
Gängige Automatisierungs-Rezepte
Leads automatisch nach Quelle zuweisen
Ziel: Neue Inbound-Leads automatisch einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter zuweisen.
- Trigger: Lead erstellt
- Bedingung: Tag enthält "Inbound"
- Aktion: Lead Sarah zuweisen
Follow-up-Aufgabe bei Stufenwechsel
Ziel: Eine Follow-up-Aufgabe erstellen, wenn ein Lead in die Angebotsphase wechselt.
- Trigger: Lead-Stufe geändert
- Bedingung: Stufe ist "Angebot"
- Aktionen:
- Aufgabe erstellen: "Angebot an {Lead-Name} senden", zugewiesen an Lead-Verantwortlichen, fällig in 2 Tagen, Priorität Hoch
- Benachrichtigung an Lead-Verantwortlichen: "Lead in Angebotsphase — Follow-up erforderlich"
Manager bei großen Deals benachrichtigen
Ziel: Den Vertriebsleiter informieren, wenn eine hochwertige Chance erstellt wird.
- Trigger: Chance erstellt
- Bedingung: Chancenwert größer als 10.000
- Aktion: Benachrichtigung an Manager: "Neue Chance im Wert von {Wert} bei {Lead-Name}"
Gewonnene Deals automatisch taggen
Ziel: Den Tag "Kunde" zuweisen, wenn ein Deal gewonnen wird.
- Trigger: Lead-Status geändert
- Bedingung: Status ist "Gewonnen"
- Aktionen:
- Tag hinzufügen: "Kunde"
- Aufgabe erstellen: "Onboarding-Gespräch planen", zugewiesen an Lead-Verantwortlichen, fällig in 1 Tag
Inaktive Leads reaktivieren
Ziel: Den zugewiesenen Mitarbeiter benachrichtigen, wenn ein Lead zu lange in derselben Stufe verharrt.
- Trigger: Lead-Stufe geändert (mit zeitbasierter Bedingung)
- Bedingung: Stufe ist "Kontaktiert" UND Tage in Stufe größer als 7
- Aktion: Benachrichtigung an Lead-Verantwortlichen: "Lead {Lead-Name} ist seit über einer Woche in Kontaktiert"
Automatisierungen verwalten
Aktivieren und deaktivieren
Schalte eine Automatisierung in der Liste ein oder aus. Deaktivierte Automatisierungen behalten ihre Konfiguration, lösen aber nicht mehr aus.
Bearbeiten
Klicke auf eine Automatisierung, um sie zu öffnen. Nimm Änderungen vor und klicke auf Speichern. Änderungen gelten sofort für zukünftige Trigger — sie werden nicht rückwirkend angewendet.
Ausführungshistorie
Jede Automatisierung hat einen Verlauf-Tab, der aktuelle Ausführungen anzeigt:
- Wann sie ausgelöst wurde
- Welcher Lead den Trigger ausgelöst hat
- Ob die Bedingungen erfüllt waren
- Welche Aktionen ausgeführt wurden (und ob welche fehlgeschlagen sind)
Nutze dies zur Fehlersuche bei Automatisierungen, die sich nicht wie erwartet verhalten.
Löschen
Lösche eine Automatisierung aus der Listenansicht. Dies ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Tipps für effektive Automatisierungen
- Automatisierungen klar benennen. Nutze ein Format wie "Wenn [Trigger], dann [Aktion]", damit jeder im Team sofort versteht, was sie tut.
- Einfach anfangen. Beginne mit einem Trigger, einer Bedingung und einer Aktion. Füge Komplexität erst hinzu, wenn die Basisversion funktioniert.
- Vor dem Einsatz testen. Erstelle einen Test-Lead und löse die Automatisierung manuell aus. Prüfe die Ausführungshistorie, ob alles korrekt lief.
- Schleifen vermeiden. Sei vorsichtig mit Automatisierungen, die andere Automatisierungen auslösen. Pelatis hat eine integrierte Schleifenerkennung, aber gestalte deine Automatisierungen so, dass dies nicht vorkommt.
- Bedingungen großzügig einsetzen. Je spezifischer deine Bedingungen, desto unwahrscheinlicher löst eine Automatisierung fehlerhaft aus.
- Monatlich überprüfen. Wenn sich dein Vertriebsprozess weiterentwickelt, werden manche Automatisierungen veraltet. Überprüfe sie monatlich und deaktiviere oder aktualisiere veraltete.