Rollen & Berechtigungen

Pelatis nutzt rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), um zu steuern, was jedes Teammitglied sehen und tun kann. Jeder Benutzer in einer Organisation hat genau eine Rolle, die seine Berechtigungen und Datensichtbarkeit bestimmt.

Rollenhierarchie

Rollen sind hierarchisch. Jede Rolle erbt die Fähigkeiten der darunterliegenden Rollen:

Owner > Admin > Manager > Vertriebsmitarbeiter > Nur Lesen

Rollendetails

Owner (Eigentümer)

Der Owner ist die Person, die die Organisation erstellt hat. Es gibt genau einen Owner pro Organisation.

Berechtigungen:

  • Alles, was ein Admin kann, plus:
  • Zugriff auf Abrechnung und Abonnementverwaltung
  • Organisation löschen
  • Eigentümerschaft an ein anderes Mitglied übertragen
  • Zugriff auf kritische Einstellungen
  • Audit-Trail-Einträge löschen

Datenbereich: Organisationsweit (sieht alle Daten)

Admin

Admins verwalten die Einstellungen und das Team der Organisation.

Berechtigungen:

  • Alle Leads, Kontakte, Chancen, Aufgaben und Aktivitäten einsehen und bearbeiten
  • Pipelines, Stufen und Statustypen verwalten
  • Benutzerdefinierte Felder, Tags und Aufgabentypen verwalten
  • Automatisierungen erstellen und verwalten
  • Teammitglieder verwalten (einladen, Rollen ändern, deaktivieren)
  • Integrationen konfigurieren (E-Mail-Sync, Telefonie, Webhooks)
  • API Keys verwalten
  • Audit Trail einsehen
  • Daten importieren und exportieren

Datenbereich: Organisationsweit

Manager

Manager beaufsichtigen ein Team von Vertriebsmitarbeitern mit Einblick in die Teamdaten.

Berechtigungen:

  • Daten für sich selbst und Teammitglieder einsehen und bearbeiten
  • Leads innerhalb des Teams zuweisen und umverteilen
  • Berichte und Dashboard für das Team einsehen
  • Notizen, Anrufe, Aufgaben und Aktivitäten erstellen
  • Chancen erstellen und bearbeiten
  • Smart Lists nutzen (einsehen und erstellen)

Kann nicht:

  • Organisationseinstellungen ändern
  • Rollen anderer Benutzer verwalten
  • Automatisierungen erstellen oder bearbeiten
  • Integrationen oder API Keys verwalten
  • Audit Trail einsehen

Datenbereich: Team-Ebene

Vertriebsmitarbeiter (Sales Rep)

Die Standardrolle für Vertriebspersonal.

Berechtigungen:

  • Eigene zugewiesene Leads, Kontakte und Chancen einsehen und bearbeiten
  • Neue Leads erstellen
  • Aktivitäten protokollieren (Notizen, Anrufe, E-Mails)
  • Eigene Aufgaben erstellen und verwalten
  • Gemeinsame Pipeline-Boards einsehen
  • Smart Lists einsehen (nur Ansicht, kein Erstellen)
  • Dateien zu eigenen Leads hochladen

Kann nicht:

  • Leads anderer Mitarbeiter sehen (außer bei expliziter Freigabe)
  • Pipeline- oder Stufenkonfiguration ändern
  • Teammitglieder verwalten
  • Einstellungen über das eigene Profil und Benachrichtigungen hinaus aufrufen

Datenbereich: Nur eigene Daten

Nur Lesen (Read-Only)

Für Stakeholder, die Einblick ohne Änderungsmöglichkeit benötigen.

Berechtigungen:

  • Leads, Kontakte, Chancen und Aktivitäten innerhalb des eigenen Datenbereichs einsehen
  • Berichte und Dashboard einsehen
  • Pipeline-Boards einsehen

Kann nicht:

  • Datensätze erstellen, bearbeiten oder löschen
  • Aktivitäten protokollieren oder Notizen hinzufügen
  • Dateien hochladen
  • Einstellungen ändern

Datenbereich: Nur eigene Daten (durch Admin auf Team- oder Org-Bereich konfigurierbar)

Berechtigungsmatrix

Aktion Owner Admin Manager Vertrieb Nur Lesen
Leads einsehen (eigener Bereich) Ja Ja Ja Ja Ja
Leads einsehen (organisationsweit) Ja Ja Nein Nein Nein
Leads erstellen Ja Ja Ja Ja Nein
Leads bearbeiten Ja Ja Ja Nur eigene Nein
Leads löschen Ja Ja Nein Nein Nein
Pipelines verwalten Ja Ja Nein Nein Nein
Benutzerdefinierte Felder Ja Ja Nein Nein Nein
Automatisierungen Ja Ja Nein Nein Nein
Team verwalten Ja Ja Nein Nein Nein
Integrationen Ja Ja Nein Nein Nein
API Keys Ja Ja Nein Nein Nein
Audit Trail einsehen Ja Ja Nein Nein Nein
Abrechnung Ja Nein Nein Nein Nein
Organisation löschen Ja Nein Nein Nein Nein

Rollen zuweisen

Bei der Einladung

Wenn du ein neues Teammitglied einlädst, wählst du dessen Rolle. Das ist die Rolle, die es nach Annahme der Einladung hat.

Rolle ändern

  1. Gehe zu Einstellungen > Team
  2. Finde das Mitglied in der Liste
  3. Klicke auf das Rollen-Dropdown
  4. Wähle die neue Rolle

Änderungen treten sofort in Kraft.

Wer kann Rollen ändern

  • Owner können die Rolle jedes Mitglieds ändern (außer ihre eigene)
  • Admins können Rollen für Manager, Vertriebsmitarbeiter und Nur-Lesen-Benutzer ändern
  • Keine andere Rolle kann Rollen ändern

Eigentümerschaft übertragen

Der Owner kann die Eigentümerschaft übertragen:

  1. Gehe zu Einstellungen > Team
  2. Finde das Mitglied, das neuer Owner werden soll
  3. Klicke auf das Menü-Symbol und wähle Eigentümerschaft übertragen
  4. Bestätige die Übertragung

Der bisherige Owner wird zum Admin. Diese Aktion kann nicht ohne Mitwirkung des neuen Owners rückgängig gemacht werden.

Best Practices

  • Standard-Rolle: Vertriebsmitarbeiter. Die meisten Teammitglieder sollten Vertriebsmitarbeiter sein. Stufe nur bei genuinem Bedarf hoch.
  • Manager für Teamleiter. Wenn jemand die Team-Pipeline sehen muss, aber keine Einstellungen ändern soll, ist Manager die richtige Rolle.
  • Rollen vierteljährlich überprüfen. Prüfe regelmäßig, wer Admin-Zugriff hat und ob dieser noch benötigt wird.
  • Anzahl der Admins begrenzen. Zwei bis drei Admins sind meist ausreichend, auch für größere Teams.